Chi lavora in un ufficio sa quanto sia importante che questo venga organizzato in modo tale da essere quasi una seconda casa. Il tempo che si passa dentro un’azienda è spesso superiore a quello che dedichiamo alla nostra vita privata, per cui diventa essenziale che un ufficio possegga quei requisiti che lo rendano funzionale e comodo per chi ci lavora.
Tale aspetto è diventato talmente centrale nella gestione aziendale che è stata creata una figura professionale a cui affidare questo compito: il Facility Manager, la cui funzione è di gestire e coordinare gli spazi di lavoro di un ufficio, rendendoli, come già detto, comodi e funzionali per chi li usa, ma di farlo rispettando e perseguendo gli obiettivi aziendali.
Il Facility Management
Secondo la definizione dell’IFMA (International Facility Management Association), il Facility Management è “la disciplina aziendale che coordina lo spazio fisico di lavoro con le risorse umane e l’attività propria dell’azienda. Integra i principi della gestione economica e finanziaria d’azienda, dell’architettura e delle scienze comportamentali e ingegneristiche”.
Sempre più aziende si stanno fornendo di un facility manager, perché è diventato necessario affrontare il forte bisogno di spazi dinamici e di qualità in grado di trasformarsi e adeguarsi agli sviluppi tecnologici. Ottenere ciò dall’immobile in cui si lavora non è facile, soprattutto se questo è datato, così si è sentito il bisogno di rivolgersi a realtà specializzate, in grado di affrontare il problema. Alcune aziende hanno deciso di affidare a ditte esterne i compiti relativi alla gestione delle strutture interne, mentre altre, più lungimiranti, hanno cominciato a formare internamente i propri dipendenti.
A oggi, l’utilizzo e lo sviluppo del facility management sta conquistando talmente tanta centralità nella gestione di un’azienda, che, secondo una ricerca dell’americana Markets and Markets, l’investimento crescerà da 32.21 miliardi di dollari del 2017 a 59.33 miliardi previsti per il 2023.
Cosa fa un Facility Manager
La funzione del Facility Management non fa parte del core business dell’azienda, ma si occupa delle attività indipendenti, come le reti telefoniche e di telecomunicazione, la sicurezza sul lavoro, la manutenzione, la pulizia, il servizio di mensa e tutte le utilities che gli impiegati utilizzano quotidianamente. Solitamente, il Facility Manager è un impiegato regolarmente assunto, ma spesso capita che possa essere una figura esterna, soprattutto per le realtà aziendali piccole o nei casi in cui l’edificio lavorativo sia stato preso in affitto e si decida di lasciare il compito a chi già lo gestisce.
I compiti di un facility manager sono di progettare, sviluppare e, infine, erogare dei servizi in grado di supportare il business principale dell’azienda, contribuendo a migliorarne la produttività, l’efficacia e a mantenerla in linea con gli standard richiesti dal mercato. In questo senso, il lavoro di un facility manager si può dividere in due macroaree: i cosiddetti “hard services” e i “soft services”.
I primi riguardano la manutenzione delle strutture (impianti di riscaldamento e condizionamento, impianti idrici ed elettrici e tutte le strutture e arredamenti presenti in ufficio).
I “soft services”, invece, inglobano i servizi di pulizia, l’eventuale portierato, la gestione dei rifiuti, il catering aziendale e lo smistamento della posta interna.
Per questo motivo, il facility manager deve essere una figura poliedrica, capace di approcciarsi al suo lavoro in maniera diversificata. Da un lato, deve sapere gestire il lato strategico dei suoi compiti, cercando e trovando i servizi necessari all’azienda nel rispetto del budget; dall’altro, deve essere sempre disponibile ad ascoltare le esigenze dei lavoratori, perché soltanto così potrà capire quali sono, realmente, le necessità da assecondare. Infine, una volta ottenuto il servizio, dovrà naturalmente essere in grado di gestirlo al meglio, distribuendolo ed erogandolo nel miglior modo possibile.
I benefici per le aziende
Avere un facility manager oggi è importante, perché porta tanti benefici alla vostra azienda. Sul profilo strategico, si avrà la possibilità di sfruttare le risorse già in loco, dirottandole sulle competenze dell’impresa, inoltre, si potranno prevenire sprechi di tempo che potrebbero essersi investiti in altre attività e, infine, si potranno evitare investimenti errati. Dal lato operativo, avere un facility manager in azienda significa avere al proprio servizio un vero esperto del settore, avere la certezza di raggiungere il proprio obiettivo senza particolari dispendi economici e offrire ai dipendenti servizi di prima qualità. Infine, se pensiamo al lato economico, è un ottimo modo per risparmiare, ottimizzando i costi.
Avere un facility manager è ormai fondamentale e se non si ha la possibilità di trovarlo all’interno dell’azienda, si può sempre ricorrere a società esterne, come, per esempio, la Nikal Group di Roma che offre diversi servizi in outsourcing per la pulizia di uffici e aziende, cura e progettazione di aree verdi e organizzazione eventi.