La gestione efficiente dei processi aziendali è di cruciale importanza, specie in termini organizzativi, per quanto riguarda la crescita di un’impresa. Si tratta di interconnettere al meglio le attività tra di loro, affinché si possa aumentare il valore effettivo delle risorse. Solo in questo modo, il livello di soddisfazione del cliente finale può andare incontro ad un netto miglioramento. Un esempio particolarmente calzante al riguardo è costituito da una sessione di business coaching: è interessante soffermarsi sull’intero percorso compiuto da un’input, ossia dall’ingresso della materia prima all’interno del perimetro aziendale, sino all’output, ossia la messa in commercio del prodotto finale. Il tutto, ovviamente, passando dalle fasi intermedie che vedono per protagonisti i vari dipartimenti coinvolti.
Pertanto, compito dei vertici di un’impresa, dalla proprietà al management, è quello di snellire i processi aziendali, affinché la produttività possa trarne giovamento. Pertanto, partendo dalla definizione tradizionale di “processo aziendale”, ci si soffermerà sulla sua logica di funzionamento, sulle varie fasi, sulle modalità di realizzazione e infine sulle diverse classificazioni.
Processo aziendale: definizione
Che cos’è un processo aziendale? Semplicemente il complesso di attività, fra loro interconnesse, svolte all’interno di un’impresa. Il suo scopo primario verte sul modificare una risorsa, quale ad esempio la materia prima, in un prodotto o in un servizio finale, indirizzato ad un determinato mercato o più precisamente a clienti esterni.
Processo aziendale: come avviene la sua creazione?
In linea di massima, è possibile asserire che vi è un individuo oppure un ente che si occupa di fornire una risorsa, nota come input. Sarà proprio questa ad andare incontro al processo aziendale. La tappa successiva è quella della trasformazione dell’input in output, ossia nel prodotto o nel servizio finale, destinato ad uno specifico target. Tramite il processo aziendale, qualsiasi realtà imprenditoriale, da quella manifatturiera a conduzione familiare alla start-up tecnologica, riesce a perseguire i suoi molteplici obiettivi, stabiliti a monte, in fase di pianificazione, e a completare i suoi progetti.
Il tratto distintivo che caratterizza ogni processo aziendale consiste nella creazione di valore aggiunto: ogni qual volta che si ottiene un’output, sia questo un prodotto o un servizio, almeno in linea teorica, c’è un end-user che se ne serve, traendone benefici più o meno considerevoli.
Processo aziendale: a quali figure spetta seguirlo?
Sono numerose le figure in un’impresa che si occupano di seguire e di gestire un processo avanzato. In termini di ruolo, pertanto, tutto dipende dalla singola fase di riferimento.
In genere, vi è:
- un responsabile di processo che si occupa di programmare i lavori. Tra i suoi compiti vi è quello di fare da supervisore di tutti gli altri soggetti che lavorano al coronamento dell’obiettivo finale
- un responsabile operativo, noto come process manager, il cui ruolo verte sul monitoraggio delle procedure e sui controlli relativi alla gestione del processo aziendale. Qualora l’azienda fosse in ritardo sulla tabella di marcia o nella circostanza in cui si verificassero frizioni tra i vari dipartimento, tocca al responsabile operativo farsi sentire;
- un process worker, deputato ad agire in maniera diretta nel processo, specie per quanto riguarda la realizzazione delle singole fasi.
Prima si definiscono gli obiettivi da raggiungere e poi le regole varie: solo così è possibile effettuare in maniera impeccabile un processo aziendale
All’interno di un processo aziendale, vi sono sempre una miriade di attività e di sotto-processi, di cruciale importanza non tanto quando c’è da prendere quelle decisioni che contano nel mondo del business, ma nel momento in cui occorre eseguire diverse operazioni, determinanti per centrare appieno uno scopo. A prima tappa di un processo aziendale consiste nell’identificare gli obiettivi e le reali motivazioni per cui si intende realizzare una determinata attività. Qui, occorrerà mettere nero su bianco le regole da seguire, oltre alle procedure e alle direttive a cui attenersi.
La fase di coordinamento
Quando occorre eseguire il processo, sono diversi i dipartimenti chiamati in causa. Affinché tutto vada per il verso giusto, risulta imprescindibile un lavoro sinergico. Certo, ci sono casistiche, anche se più rare, dove ogni reparto ha l’opportunità di muoversi in maniera indipendente. Tuttavia, è di vitale importanza il pieno rispetto delle tempistiche, sulla base di quanto stabilito dall’azienda nella tabella di marcia. Solo attenendosi ai tempi, l’obiettivo non verrà mai perso di vista. In ogni caso, a prescindere dal tipo di coordinamento adottato, risulta di vitale importanza lo scambio di informazioni tra i reparti, circa l’andamento dei lavori. Tra sessioni in videoconferenza, meeting in sede, scambio di e-mail, le alternative al riguardo non mancano di certo.
Il processo di coordinazione, per essere ben riuscito, deve necessariamente servirsi di diverse misure: in primis, occorre delineare quali sono le responsabilità che spettano ai singoli dipartimenti che sono coinvolti nel processo di trasformazione dell’input in output. Insomma, il modello del “chi fa cosa” è intramontabile, affinché non vi siano complicazioni fra le varie funzioni aziendali.
Il process manager, come già messo in evidenza, deve supervisionare tutte le procedure e accertarsi del completamento di tutte le singole fasi del processo. A fronte di processi aziendali particolarmente complessi, dove sono coinvolti tantissimi soggetti che lavorano in numerosi reparti, la figura del process manager da sola può anche non bastare. Spesso, le aziende optano per l’identificazione di un’apposita unità organizzativa.
Processo aziendale: esecuzione
Il processo aziendale si conclude con la trasformazione dall’input in output. L’operazione in questione è fattibile mediante tre differenti procedure:
- attività umana: il know-how dei lavoratori in azienda si rivela fondamentale per la chiusura del processo. In genere, rilevanti solo le conoscenze intellettuali, le abilità tecniche, le competenze e l’esperienza acquisita anche al di fuori del contesto aziendale di riferimento;
- impiego di tecnologie: tra macchinari all’avanguardia e software innovativi, un’impresa può sempre contare su ottimi alleati provenienti dall’esterno, quando c’è da ultimare un processo aziendale;
- combinazione uomo-macchina: sono molti i contesti, dove da sole le abilità umane e la componente tecnologica non sono sufficienti. Solo attraverso la combinazione uomo-macchina, è possibile portare a termine i lavori.
Tipologie di processi aziendali
La tappa decisiva per lo sviluppo dei processi aziendali risulta inevitabilmente connessa alla nascita dell’organizzazione aziendale. Allo stato attuale delle cose, il sistema di Porter e la piramide di R.N. Anthony si rivelano i due modelli per antonomasia quando si tratta di classificare le varie tipologie di processi aziendali.
Vediamo, pertanto, i due modelli in questione, in rapida carrellata.
Sistema di Porter
Correva l’anno 1985 quando Michael Porter scrisse un saggio determinante nella storia dell’organizzazione aziendale. Il saggista identificò 9 processi aziendali: 5 di natura primaria più 4 di tipo secondario che diedero vita al modello teorico della catena di valore.
Tra i processi primari figuravano le attività indirizzate ai clienti esterni, come la logistica, il marketing, la vendita, la produzione e tutto il post-vendita (assistenza ai clienti). Tra o processi secondari, spiccano tutte le operazioni indirizzate ai soggetti interni dell’impresa e decisivi per la realizzazione dei progetti primari: l’approvvigionamento, la ricerca e lo sviluppo, l’organizzazione del personale e tutte quelle attività di tipo amministrativo e finanziario.
Il modello di R.N. Anthony
La classificazione di R.N. Anthony, invece, verteva sulla suddivisione dei processi aziendali in relazione agli obiettivi per cui erano stati ideati e alle tempistiche di realizzazione. Di fatto si dava origine ad una piramide con tre tipologie di processi:
processi direzionali: attività strategiche e di programmazione che riguardano il lungo e medio periodo;
processi gestionali: attività di controllo, volte a favorire il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
processi operativi: operazioni a breve termine, come la produzione, l’organizzazione del personale, l’approvvigionamento, la logistica e infine la vendita finale.
Conclusioni
Occorre tenere conto del fatto che in un ambiente economico complesso come quello attuale, i processi aziendali vanno sempre mappati, misurati e infine ottimizzati. Solo in questo modo, infatti, l’organizzazione di un’attività può contare sui presupposti necessari per il successo definitivo.