I motivi per cui vale la pena digitalizzare un azienda con la gestione elettronica documentale
Che cos’è il sistema di Gestione Documentale
Se cerchiamo online la definizione di gestione elettronica documentale scopriremo presto che il nome con cui più spesso viene chiamata è DMS, ovvero Document Management System, e viene definito come la gestione amministrativa di un documento per l’intero suo ciclo di vita, cioè dal momento in cui viene generato fino alla sua conservazione.
Facendo poi un passo avanti troviamo la gestione elettronica documentale, cioè una gestione dei documenti atta a velocizzare e automatizzare i processi, riducendo il volume di carta stampata e di conseguenza gli archivi cartacei ed i costi annessi.
La gestione elettronica dei documenti permette cioè di conservare a norma un documento in formato digitale.
Ardesia, Una delle aziende che si occupano di gestione documentale ci ha spiegato che il primo ed importante passo per la digitalizzazione delle imprese è stata proprio la dematerializzazione dei documenti, cioè la trasformazione dei documenti cartacei in formato digitale.
Da lì si è poi passati alla digitalizzazione dei processi, ovvero la gestione dei dati e le informazioni in un unico workflow documentale che metta in correlazione tra loro documenti legati ad una stessa operazione. In questo modo si hanno sempre tutti i documenti che servono a portata di clic.
La gestione elettronica documentale avviene tramite l’uso di software, o meglio di piattaforme integrate che permettono di conservare a norma un documento e catalogarlo in archivio digitale con opportune parole chiave. Attraverso queste parole chiave (ad esempio il nome cliente) tutti i documenti facenti parte di quel gruppo vengono correlati tra loro.
Questo nuovo metodo di archiviazione facilità enormemente alcune attività d’ufficio giornaliere, ma soprattutto semplifica alcune procedure amministrative obbligatorie per la conservazione a norma di documenti importanti, come ad esempio le fatture del ciclo attivo e passivo di un azienda.
Un altro aspetto positivo della gestione documentale digitale è che rende più semplice determinare un rendiconto finanziario dell’azienda, cioè determinare la solidità finanziaria tenendo sotto controllo entrate ed uscite determinando anche la liquidità futura.
Gli archivi: dal fisico cartaceo al moderno digitale
Prima della digitalizzazione, la funzione di conservazione dei documenti era demandata unicamente all’archiviazione fisica dei documenti, ovvero si archiviavano in un luogo deciso a priori tutti i documenti testuali o meno facenti parte di una determinata categoria.
Tornando all’esempio delle fatture, prima della gestione documentale digitale si archiviavano in appositi faldoni le fatture divise sia per cliente che per categorizzazione attiva o passiva, ed ogni faldone veniva a sua volta archiviato in qualche polveroso scaffale.
Un altro esempio è la gestione dei documenti nella Pubblica Amministrazione (PA). Pensiamo a quanto spazio possa occupare l’archivio cartaceo di un comune, anche piccolo, dovendo conservare a norma tutti gli atti pubblici creati giornalmente dai vari uffici.
Una marea di carta ogni giorno.
Con la gestione documentale digitale si risparmiano tempo, spazio per l’archiviazione e tantissima carta.
Oggi, con la dematerializzazione documentale anche i vecchi documenti possono essere digitalizzati, trasformando così l’archivio da cartaceo a digitale.
Uno dei primi settori a beneficiare tantissimo della gestione elettronica dei documenti è stato sicuramente il settore della logistica, dove si è passati dai problemi connessi al vecchio inventario cartaceo ad una maggiore produttività grazie ai molti software esistenti in commercio per la gestione digitale del magazzino.
Il valore giuridico di un documento informatico
Quando sono nati i primi documenti digitali non esisteva nessuna normativa che potesse dare loro un valore legale, per cui ogni documento andava stampato e conservato in forma cartacea.
A dare un primo input verso l’assegnazione di valore legale e giuridico ad un documento digitale fu la ricerca sulla possibilità di usare la firma digitale negli Stati Uniti per porre un sigillo ai documenti elettronici, e questo fu fatto nel 1978.
In Italia, invece, sempre nel 1978 fu il giurista e docente in diritto pubblico e diritto amministrativo nell’Università di Roma La Sapienza Giovanni Duni a sollevare domande sull’argomento.
Egli infatti sosteneva già a quei tempi che un documento giuridico potesse nascere in forma elettronica ed essere quindi l’originale dell’atto.
Sulla base dei suoi studi nacque così alcuni anni dopo, nel 1991, la teleamministrazione.
I vantaggi del workflow documentale
Il flusso di lavoro che prevede la nascita di un documento elettronico, modifiche varie, autenticazione ed archiviazione finale vengono tutte gestite dai sistemi DMS per la gestione documentale. Questo flusso viene chiamato in gergo workflow documentale.
Per un corretto workflow la prima cosa da fare è dematerializzare tutti i documenti antecedenti alla digitalizzazione, dopo di che da li partiranno una serie di processi che porteranno nel tempo molti vantaggi:
- Riduzione degli spazi dedicati agli archivi.
- Diminuzione delle stampe con minor consumo di carta e toner.
- Minori costi di manutenzione stampanti.
- Vengono eliminati i documenti ridonanti, cioè archiviati più volte sotto voci diverse.
- Velocità di accesso ai documenti archiviati.
- Possibilità di accesso ai dati anche attraverso piattaforme online.
Conclusione
È abbastanza evidente di come la gestione documentale digitale sia senza dubbio utile sia per una gestione aziendale più efficacie ma anche per una miglior gestione dell’Amministrazione Pubblica.
Purtroppo se nel settore privato gli investimenti sono molti e più veloci, nel settore pubblico alla volontà di fare si contrappone spesso la burocrazia che tende a rallentare il processo di informatizzazione generale, ma un po’ alla volta anche l’Amministrazione Pubblica avrà completato il passaggio verso un workflow documentale digitalizzato.
Tutto questo significa una migliore gestione della vita del cittadino, evidenziando per tempo criticità (es. scadenze) e velocizzando i processi gestionali.