Come si sa, ogni azienda conta di avere dei dipendenti che siano attenti al rispetto degli orari di lavoro e della gestione del tempo in maniera impeccabile e precisa.
Non a caso la rilevazione presenze dei dipendenti è uno dei fattori più importanti all’interno di una realtà aziendale. La gestione corretta delle presenze dei dipendenti consente di risparmiare le risorse e di evitare sprechi e gestione cattiva del tempo e del lavoro. Del resto ogni azienda, pubblica e privata, si occupa di controllare in modo scrupoloso i dipendenti per evitare il fenomeno dell’assenteismo, specialmente in aziende abbastanza grandi.
Ottimizzare i controlli sulle presenze dei dipendenti consiste in uno strumento che aiuta a gestire al meglio la produttività dell’azienda e di tenere sempre sotto controllo il totale delle ore lavorate di ogni dipendente, senza possibilità di errore o di sbagli dovuti a dimenticanze e via dicendo.
Ma come è possibile monitorare le presenze dei dipendenti in azienda? Questo tipo di controllo incontra i limiti della privacy del lavoratore ma deve anche garantire l’interesse del datore di lavoro al corretto svolgimento dell’attività lavorativa.
In sostanza la rilevazione presenze è quell’attività che consente al datore di lavoro di controllare l’esatto orario di ingresso e di uscita del personale, certificandolo e di verificare che ognuno rispetti gli orari. Grazie al sistema di rilevazione presenze è anche possibile permettere ai dipendenti di chiedere permessi, ferie ed orari, di autorizzare queste richieste dei lavoratori e di poter controllare e gestire i dati della rilevazione presenze in qualsiasi istante. Al posto dei vecchi controlli manuali o su carta, la gestione delle presenze per mezzo di cartellini elettronici ed altre soluzioni diventa un modo rapido di gestire con precisone e certezza i dipendenti. Ma come funziona il sistema di rilevazione presenze? Ne esistono di diversi tipi, vediamo quelli principali.
La tessera elettronica e altri sistemi di rilievo delle presenze del personale
Uno dei sistemi più comuni per la rilevazione presenze consiste nell’uso di una tessera elettronica che viene fornita ad ogni dipendente, consegnata dal datore di lavoro e che è assolutamente personale e non cedibile. La tessera viene passata al momento dell’entrata e dell’uscita di fronte ad uno software che la legge e registra i dati di ingresso. Grazie a questa tessera possono essere memorizzati tutti i momenti dell’ingresso ed uscita dei dipendenti senza nessun rischio di errore. I vantaggi della tessera elettronica sono diversi. In questo modo l’ufficio delle risorse umane può sempre in qualsiasi momento controllare le presenze dei lavoratori e calcolare le buste paga. Il software permette di comunicar direttamente con il lavoratore grazie anche alla casella personale a remoto per mezzo della quale il dipendente può sempre controllare le sue presenze ed assenze.
Il controllo automatico però non si ottiene solo per mezzo della tessera automatica. Nonostante questo metodo sia uno dei più diffusi in assoluto e dei più conosciuti, grazie all’evoluzione tecnologica si possono scegliere anche altri strumenti per il controllo automatico delle presenze dei lavoratori senza errori, come ad esempio usando un software che trasforma uno smartphone in un marcatempo per controllare l’ingresso e l’uscita del lavoratore. Queste soluzioni, rispetto al classico rilievo presenze a mano, sono sicuramente più sicuri, meno falsificabili, e aiutano anche il lavoratore ad assumersi le proprie responsabilità. Il sistema di controllo e di rilevazione presenze a remoto consente di avere sempre sott’occhio assenze e presenze di tutti i dipendenti e di controllare al meglio l’andamento dell’efficienza produttiva aziendale. Si può così evitare al meglio l’assenteismo e gestire in modo corretto le ore lavorate, esportare i dati in qualsiasi momento e salvarli.