La necessità di una segretaria è certamente lapalissiana per ogni imprenditore individuale o lavoratore autonomo che abbia una buona mole di lavoro da fare. Tuttavia spesso questo necessità di un aiuto per gestire l’incombenza dei compiti quotidiani e gli appuntamenti si scontra contro un budget ridotto.
Non tutti possono permettersi di assumere una segretaria che possa rispondere alle mail, tenere nota degli appuntamenti e delle scadenze. Una buona soluzione low cost, ideale per chi abbia piccole esigenze di organizzazione e budget minimi, è quella della segretaria virtuale.
La segretaria virtuale consiste in un servizio che viene messo a punto da un’azienda specializzata nel settore, la quale offre i servizi ad imprese e lavoratori.
La segretaria virtuale – che è un servizio dove lavorano segretarie in carne ed ossa – permette una reperibilità telefonica 24 ore su 24, la gestione degli appuntamenti, e il tutto in modo molto flessibile e sempre tenendo conto delle esigenze del cliente, in modo che i costi siano proporzionati all’effettivo lavoro.
I vantaggi di una segretaria virtuale sono molteplici: in primo luogo si riassume in un grande sgravio sul costo del lavoro, dato che non bisogna assumere una persona e pagarne i contributi e le assicurazioni. Inoltre non c’è alcun rischio di ferie o malattia da sopportare, il servizio è sempre reperibile.
Sempre più piccole aziende e imprenditori autonomi quindi si dotano della segretaria virtuale con possibilità di gestire tutto tramite un’app per smartphone, come ad esempio il servizio di segretaria personale MySecretary.com.
Quanto costa una segretaria virtuale? Come abbiamo detto il prezzo dipende dai servizi effettivamente svolti e varia da azienda ad azienda.
Un costo fisso mensile, per il servizio che permette di avere a disposizione una o più segretarie reperibili per il centralino, ed uno che dipende dal numero di chiamate effettive effettuare dalla segretaria virtuale. In questo modo si abbatte sicuramente il costo della segretaria fisica ma si ottiene un ottimo servizio.
La segretaria virtuale costa meno di quella fisica perché non vi si pagano le tasse, e perché il lavoro viene condiviso.
Ma in cosa consiste questo lavoro, di preciso?
Il servizio della segretaria virtuale
Il servizio di segretaria virtuale è altamente personalizzabile. Sono infatti diversi i servizi che esso offre, a seconda, come abbiamo detto, delle concrete esigenze del cliente e del budget.
In sostanza questa azienda offre un servizio di segreteria a distanza, che è sempre reperibile.
La gestione del centralino e degli appuntamenti è gestita quindi dalla segretaria virtuale, mentre le informazioni fra imprenditore e segretaria virtuale sono inviate per mezzo di applicazioni online.
La segretaria virtuale funziona in condivisione: nei momenti in cui non è impegnata con il cliente, si sta occupando di un altro.
L’azienda che fornisce il servizio di segretaria virtuale ha a cuore la tutela dei dati sensibili dell’imprenditore; in molti potrebbero chiedersi se con questo servizio non viene meno quel legame di fiducia che lega il lavoratore alla segretaria. Ma il servizio di segretaria virtuale mette a disposizione sistemi informatici moderni che tengono ben separati i dati e le informazioni di ogni imprenditore. Addirittura sempre più avvocati e medici si rivolgono al servizio di segretaria virtuale.