Organizzare un evento congressuale è spesso un momento che riserva 1000 sorprese, dalla pianificazione alla chiusura: ogni aspetto è da curare nei minimi particolari se non si vogliono avere brutte sorprese. Organizzare un evento in città è per certi versi più semplice che farlo in luoghi isolati, vista la facile reperibilità dei fornitori e la semplicità nel raggiungere luoghi urbani. Tuttavia organizzare un Congresso in una città come Napoli, porta con sè complicanza legate soprattutto alla reperibilità di una location libera o alla congestione del traffico tipica della città.
In questo breve decalogo abbiamo voluto individuare una guida per coloro che intendono organizzare un congresso e desiderano un elenco di aspetti da seguire per riuscire al meglio nel proprio intento.
Scelta degli obiettivi
Prima di iniziare è auspicabile riflettere sugli obiettivi del congresso. Si tratta di una fase necessaria per il buon esito del congresso stesso:
- Perché organizzi il congresso?
- Cosa vuoi investire in ordine di tempo e di denaro?
- Quali sono le prospettive di guadagno, e quali le aspettative in merito a relazioni e istruzione, dal congresso?
Conoscere il target
Per organizzare un evento che abbia un buon consenso devi classificare coloro che parteciperanno e definirne il profilo. Ciò condiziona significativamente sia per la scelta dei relatori, sia per la scelta della sede (grandezza e raggiungibilità della sede dell’evento). Per poter definire un target sarà auspicabile studiare il tema del congresso: culturale, politico, sociale, sindacale che, raccoglie un certo numero di esperti interessati ad un argomento in particolare. Tutto ciò non solo prevede la durata anche di più giorni ma, presuppone la partecipazione di un gran numero di persone con una certa importanza in ambito mediatico.
Studiare un programma
Dopo avere scelto un argomento valido per gli aderenti, si dà il via allo studio di un programma. Stilare una scaletta aiuterà ad ordinare le varie fasi del congresso.
- I Relatori. Devono avere una posizione indiscussa nel campo. Chi ascolta un relatore deve avere la sensazione di trovarsi davanti un luminare dell’argomento che sta presentando.
- Il Presentatore. È colui o colei che invita i relatori sul palco tenendo viva l’attenzione del pubblico. Una persona che abbia un portamento elegante e di vasta cultura, possibilmente esperto nel settore. Occuperà anche il compito di mediatore lì dove sarà necessario.
- Presentazioni e slides. La presentazione ha un impatto fondamentale sul buon esito dell’evento così anche l’utilizzo delle slide. Per la presentazione potremmo avvalerci di uno strumento: il PowerPoint attraverso il quale, è possibile creare delle presentazioni sull’ argomento del congresso utilizzando delle slide. Queste ultime sono delle diapositive che si possono proiettare su uno schermo e nelle quali è possibile sintetizzare e compendiare graficamente dei concetti. Ciò sarà utile per catturare l’attenzione dei congressisti e trasmettere concetti di grande interesse.
Data e località
Un elemento da non sottovalutare per la buona riuscita è la scelta della data e del luogo. È importante scegliere la/le giornata/e a seconda della platea che si intende interessare, ogni giorno della settimana è adeguato per ciascun pubblico. Sarebbe auspicabile che tale evento non coincidesse con congressi che si terranno in altre città. Non si dovrà mai costringere gli ospiti a scegliere. Ciò potrebbe essere controproducente.
Scelta della sala
Ogni sala meeting è deputata ad attività differenti. La scelta degli accessori è fondamentale. Ad esempio, un microfono e un impianto audio per estendere la voce dei relatori; potrebbe essere utile avere un videoproiettore per le slides, oppure un servizio di traduzione se il convegno è internazionale. Per poter scegliere la sala sarà fondamentale un’idea precisa di quante persone saranno presenti all’ evento. In questa fase, si dovrà avere già a disposizione una stima effettiva, solo così sarà possibile scegliere la sala appropriata.
Servizi aggiuntivi
Comitato di ricevimento e saluto. Quando i congressisti arriveranno gradiranno essere ricevuti ed introdotti nel nuovo ambiente. Si daranno loro delle indicazioni per l’evento. Si coglierà l’opportunità per donare agli ospiti delle cartine della città di Napoli accompagnate da un souvenir Le mappe della città potranno essere utili nei momenti liberi per poter visitare sia le bellezze sia artistiche, che paesaggistiche. Sarà cosa gradita per gli ospiti prevedere delle iniziative di intrattenimento e svago, in particolare nel caso in cui l’evento duri per più giorni e i partecipanti abbiano con sé degli assistenti o accompagnatori non coinvolti nei lavori del congresso.
Al termine del simposio un comitato di saluto raccoglierà un feedback degli utenti. I dati raccolti saranno utili ad individuare le difficoltà e le criticità sorte durante il meeting per migliorare il congresso
Pausa pranzo e coffee break. Durante il simposio saranno necessarie e gradite delle pause. Sarà un’occasione per i congressisti per potersi confrontare e stringere nuove amicizie. Il coffee break sarà offerto a metà mattina e metà pomeriggio che durerà circa un quarto d’ora. A pranzo si organizzerà un pasto sicuramente leggero considerando che i lavori dovranno continuare anche nel pomeriggio.