Con il termine Booking Engine si fa riferimento ad un software per prenotazioni hotel che, generalmente, viene sincronizzato con il sito internet di una struttura alberghiera. In poche parole, questo applicativo consente ai futuri clienti di accedere al sito con il fine di riservare una camera per un pernottamento. Scopriamo, quindi, cos’è nello specifico un Booking Engine e come sceglierne uno in modo ottimale e senza compromessi.
Le caratteristiche di un Booking Engine
Un Booking Engine, perché possa considerarsi un prodotto funzionale ed idoneo allo scopo per cui è stato ideato, deve anzitutto essere un’applicazione sicura, protetta ed affidabile. Infatti, all’interno del Booking Engine si individueranno delle transazioni economiche e saranno archiviati i dati degli utenti, sempre più protetti da norme internazionali. Il sistema di gestione della struttura ricettiva, quindi, deve essere in grado di condividere i dati personali dei clienti nonché i dati della loro eventuale carta di credito tramite un protocollo https criptato, sicuro, e servendosi di server protetti.
Il software per la gestione delle prenotazioni è il tool che si trova alla base delle principali strategie di disintermediazione nel turismo; questo avviene proprio perché, per merito di questo software, chi possiede una struttura alberghiera può così ricevere una prenotazione in modo diretto dal proprio cliente finale, escludendo la necessità di qualsiasi intermediario.
Solitamente, un software di questo tipo ha una natura intrinsecamente professionale e, per questo motivo, usufruirne richiede un costo fisso mensile o annuale; questa tariffa non dipende da quante prenotazioni un hotel registra, né dall’importo, ma è un dato generalmente fisso.
Più raramente, ma non è da escludersi a priori, alcuni software per la gestione alberghiera richiedono una quota percentuale su ciascuna prenotazione. Non è possibile stabilire una cifra precisa, ma mediamente la commissione oscilla tra il 5% ed il 10%, a secondo dell’azienda che distribuisce il software. È necessario valutare quale delle due opzioni risulta più conveniente a seconda del proprio fatturato e delle proposte di chi offre il Booking Engine.
Come scegliere un Booking Engine
Quando si deve decidere quale prodotto software acquistare, il consiglio degli esperti è quello di optare per o Booking Engine più avanzati ed evoluti. Solo questi, difatti, consentono all’albergatore di mettere sul mercato offerte e tariffe speciali che non necessitano di una carta di credito a garanzia. Generalmente tali tariffe son messe a disposizione solamente durante periodi media stagione oppure di bassa stagione, mesi in cui i tassi di occupazione raramente raggiungono valori pieni.
Le tariffe sopracitate sono senza acconto, come detto, e permettono ai clienti dell’albergo di riservare stanze in maniera facile e rapida, compilando il modulo di prenotazione soltanto con i dati personali. Questa strategia di vendita è favorita dalle OTA più importanti: esse, infatti, preferiscono che gli albergatori non richiedano le carte di credito, proprio perché questo coente di far crescere il numero delle prenotazioni. Il suggerimento è quello di sfruttare questo metodo con pacatezza, valutando per bene quali sono i periodi dell’anno in cui si desidera rendere fruibile il sopracitato servizio di prenotazione e in quali periodi invece non lo si vuole adottare, così da scongiurare delle poco piacevoli cancellazioni dell’ultimo minuto ed il conseguente calo di revenue.
Infine, quando si deve optare per un Booking Engine, va anche considerata la compatibilità con i maggiori social network del momento, specialmente Instagram e Facebook. Sempre più persone, infatti, sfruttano i social media tramite dispositivi mobili come smartphone e tablet, per prenotare notti di soggiorno negli alberghi in maniera rapida e efficiente. Non integrare le scorciatoie social adesso è rischioso, perché da un lato comporta meno interazioni dei clienti, dall’altra può far apparire la struttura alberghiera come antiquata o poco organizzata.